Regolamento per la preselezione dei Fornitori di servizi “Food & Beverage”

presso il Quartiere Fieristico di Bologna

1. Introduzione

Il presente documento ha l’obiettivo di fornire un quadro completo e integrato relativo all’accesso e alla gestione dell’elenco Fornitori di Food & Beverage per manifestazioni fieristiche e  gli eventi in genere organizzati presso il quartiere fieristico di Bologna, con particolare riferimento ai seguenti punti:

·        Il regolamento operativo e amministrativo per l’iscrizione e il mantenimento dei fornitori.

·        Le best practice per la valutazione dei fornitori.

·        I principali Key Performance Indicators (KPI) per monitorare e valutare le performance dei fornitori.

2. Regolamento per l'Accesso all'Elenco Fornitori

2.1 Scopo e Ambito di Applicazione

Il regolamento disciplina le modalità di accesso, gestione, aggiornamento e controllo dell'Elenco Fornitori.
Obiettivi principali:

·        Garantire la qualità: Assicurare elevati standard qualitativi e di sicurezza nei servizi offerti nel rispetto delle normative vigenti.

·        Trasparenza e Conformità: Operare in linea con il principio generale di equità, le normative vigenti in tema di sicurezza e salute.

·        Sostenibilità e Innovazione: Incentivare l’adozione di pratiche sostenibili e l’utilizzo di tecnologie innovative.

·        Affidabilità Operativa: Verificare la capacità operativa, finanziaria e logistica dei fornitori per supportare manifestazioni ospitate nel quartiere fieristico, garantendo i migliori standard.

2.2 Procedura di Iscrizione

1.     L’unica modalità per iscriversi all’elenco di preselezione per i Fornitori di servizi “Food & Beverage” presso il Quartiere Fieristico di Bologna è attraverso il form online. Non sono accettate altre forme, come a titolo esemplificativo e non esaustivo a mezzo posta elettronica, telefono o altri form generici pubblicati sul portale BolognaFiere. Le domande compilate parzialmente e/o la mancanza di qualsivoglia documentazione obbligatoria, saranno motivo di esclusione dal processo di preselezione. Wydex S.r.l., società del Gruppo BolognaFiere incaricata della gestione dei servizi “Food & Beverage”, scaduti 7 giorni  dalla presentazione di una domanda non conforme, procederà all’eliminazione senza ulteriori avvisi. 

2.     Presentazione della Domanda:

o   Le domande potranno essere inoltrate due volte l’anno: nei mesi di giugno e dicembre, attraverso l’apposito form online.

o   Qualora il fornitore avesse l’esigenza di presentare documentazione integrativa potrà farlo attraverso l’indirizzo gestionefb@bolognafiere.it.

3. Documentazione Richiesta

Le aziende interessate devono presentare:

·        Modulo di iscrizione on line debitamente compilato, obbligatorio.

·        Certificato di iscrizione alla Camera di Commercio, obbligatorio.

·        Licenze e Autorizzazioni Sanitarie, obbligatorio.

·        Documentazione Finanziaria: Bilanci e documentazione comprovante il fatturato degli ultimi tre esercizi, obbligatorio.

·        Certificazioni di regolarità contributiva e fiscale: DURC, DURF, obbligatorio.

·        Certificazioni di Qualità e Sicurezza Alimentare: (ISO 9001, HACCP, ISO 22000, BRC, IFS, ecc.), obbligatorio.

·        Certificazioni Ambientali: (ISO 14001, EMAS, ecc.), se in possesso.

·        Documentazione Esperienziale: Referenze e attestati di partecipazione ad eventi fieristici, se in possesso.

·        Descrizione delle Pratiche Sostenibili e Tecnologiche: Dettagli su innovazioni e politiche per la riduzione dell’impatto ambientale, se in possesso.

·        Informazioni sulla Gestione Logistica e sull’Investimento in Stand Fieristici, se in possesso.

Foto del mezzo o della struttura espositiva, misure e occupazione comprensive di eventuali strutture accessorie, necessità tecniche, assorbimenti elettrici.

2.3 Requisiti di Iscrizione e Parametri di Valutazione

I fornitori devono soddisfare una serie di requisiti divisi in più categorie, che coprono aspetti legali, economici, operativi, qualitativi e ambientali.

2.3.1 Requisiti Legali, Amministrativi e Normativi

·        Iscrizione alla Camera di Commercio: L’azienda deve essere regolarmente iscritta alla Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura.

·        Licenze e Autorizzazioni: È obbligatorio possedere tutte le licenze e autorizzazioni necessarie. per l’attività di food & beverage, compresi i permessi sanitari e di regolarità fiscale e contributiva.

·        Conformità alle Normative: Le aziende devono rispettare le normative igienico-sanitarie, di sicurezza alimentare e ambientali, nonché tutte le altre direttive di settore.

2.3.2 Requisiti Economici e Finanziari

·        Fatturato annuo medio:

o   < €500.000: Accesso con riserva

o   €500.000 – €1.000.000: Accesso con riserva

o   €1.000.000 – €5.000.000: Accesso

o   €5.000.000: Accesso prioritario

·        Percentuale di fatturato derivante da eventi fieristici:

o   0% – 25%: Accesso con riserva

o   25% – 50%: Accesso

o   50%: Accesso prioritario

o   Fornitori con fatturato sviluppato su Bologna Fiere o società del gruppo saranno valutabili esclusivamente se tale fatturato sarà al di sotto della percentuale di incidenza pari al 50%2.2.3 Capacità Operativa e Organizzativa

·        Capacità di Stoccaggio (Magazzino):

o   < 100 m²: Accesso con riserva

o   100 – 500 m²: Accesso con riserva

o   500 – 1000 m²: Accesso

o   1000 m²: Accesso prioritario

·        Numero di Dipendenti (Media ultimi 3 anni):

o   10 – 50: Accesso con riserva

o   50 – 100: Accesso

o   100: Accesso prioritario

2.3.4 Capacità Produttiva e Qualità del Prodotto

·        Capacità Produttiva Giornaliera:

o   < 100 kg: Escluso

o   100 – 500 kg: Accesso con riserva

o   500 – 1000 kg: Accesso

o   1000 kg: Accesso prioritario

·        Certificazioni di Qualità:

o   Obbligatorie: ISO 9001, HACCP o equivalenti.

o   Premi e riconoscimenti in ambito qualità sono fattori di preferenza.

2.3.5 Innovazione, Sostenibilità e Responsabilità Sociale

·        Pratiche Sostenibili: Implementazione di politiche per la riduzione dell’impatto ambientale (uso di materiali ecocompatibili, riduzione degli sprechi). Elemento di preferenza.

·        Certificazioni Ambientali: Possesso di certificazioni come ISO 14001, EMAS o equivalenti. Elemento di preferenza.

·        Innovazione Tecnologica: L’utilizzo di tecnologie innovative nei processi di produzione e logistica sarà valutato positivamente. Elemento di preferenza.

2.3.6 Capacità Logistica e Strutturale

·        Gestione Logistica per Eventi: Dimostrare la capacità di gestire la logistica per eventi di grandi dimensioni, garantendo puntualità ed efficienza. Elemento inderogabile, pena esclusione.

·        Stand Fieristici: Possesso di stand di proprietà o in gestione diretta, conformi agli standard richiesti. Elemento di preferenza.

·        Mezzi a motore o a traino: Rispondenza estetica generica e degli standard applicati da Bologna Fiere sarà considerato requisito preferenziale.

2.3.7 Tracciabilità e Sicurezza Alimentare

·        Sistema di Tracciabilità: Implementazione di sistemi che garantiscano la trasparenza lungo tutta la filiera produttiva. Elemento inderogabile, pena esclusione.

·        Certificazioni di Sicurezza Alimentare: Possesso di certificazioni quali ISO 22000, BRC, IFS o equivalenti. Elemento di preferenza.

·        Piano di Gestione delle Crisi: Redazione di un piano che consenta una rapida reazione in caso di emergenze. Elemento di preferenza.

·        Gestione raccolta e smaltimento rifiuti: capacità operativa e logistica nelle operazioni di gestione rifiuti prodotti dalla propria attività e dalla clientela: Elemento inderogabile, pena esclusione.

2.3.8 Esperienza e Referenze

·        Esperienza nella fornitura di Manifestazioni Fieristiche: Documentare l’esperienza pregressa tramite referenze e documentazione comprovante. Elemento di preferenza.

·        Esperienza specifica, know how servizi di ristorazione: documentare di aver lavorato almeno due anni nella ristorazione o di aver frequentato la scuola alberghiera o, ancora, di possedere un attestato di frequenza ad un corso SAB di almeno 120 ore.

·        Partecipazione ad Eventi (ultimi 3 anni):

o   Nessuna partecipazione: Accesso con riserva

o   < 5 eventi: Accesso con riserva

o   5 – 10 eventi: Accesso

o   10 eventi: Accesso prioritario

2.4 Requisiti addizionali

·        Estetica e presentazione: Valutazione della misura estetica, dell’originalità della presentazione del servizio e dell’accuratezza del setup front e back.

·        Somministrazione diversificata per regimi alimentari: Valutazione della capacità di erogazione di prodotti rispondenti a diete specifiche con particolare riferimento a diete vegane, vegetariane, kosher, halal e regimi alimentari per celiaci.

·        Tipologia di somministrazione: Valutazione della tipologia specifica di prodotti alla somministrazione in riferimento agli aspetti di rappresentazione di cucina internazionale e locale.

·        Diversificazione: rispondenza allo sviluppo progettuale del piano F&B di manifestazione.

3. Valutazione:

3.1 Criteri di valutazione

Una commissione composta da esperti di settore e Project Manager ed Exhibition Manager del Gruppo BolognaFiere esaminerà le domande assegnando i punteggi sulla base dei seguenti parametri:

• 50% sulla base del punteggio raggiunto nel form;
• 30% sulla base dei parametri addizionali;
• 20% sulla base della valutazione della conformità con le best practice del settore e le esigenze delle manifestazioni calendarizzate per l’anno in corso.

3.2  Comunicazione dell’Esito:

o   Le aziende che avranno raggiunto i parametri per l’ammissione saranno informate dell’esito entro 30 giorni dalla presentazione della domanda.

o   Le aziende che non avranno raggiunto i parametri per l’ammissione, trascorsi 30 giorni dalla presentazione della domanda, dovranno ritenere la richiesta respinta. Wydex in nessun modo procederà ad ulteriori contatti.

o   In caso di "accesso con riserva", saranno fornite indicazioni per sanare le criticità rilevate.

o   In caso di esclusione, le aziende potranno ricandidarsi, sanate le criticità rilevate, passati sei mesi dall’ultima candidatura.

4.     Obblighi dei Fornitori preselezionati

I fornitori ammessi all'Elenco sono tenuti a:

·        Aggiornamento Continuo: Mantenere aggiornate tutte le informazioni e la documentazione.

·        Conformità Normativa: Rispettare in modo continuativo le normative in materia di sicurezza alimentare, ambientale e appalti pubblici, fiscale (ivi inclusa emissione di scontrini, fatture, titoli fiscali)

·        Garantire la Qualità: Assicurare standard elevati nella qualità dei prodotti e dei servizi offerti.

·        Collaborazione Attiva: Cooperare con l'organizzazione per il buon esito delle manifestazioni, inclusa la partecipazione ad audit e verifiche periodiche.

·        Regolamento tecnico di manifestazione e di quartiere: tutti i fornitori sono tenuti al rispetto dei regolamenti vigenti.

5. Diritti del Committente

Wydex si riserva il diritto di:

·        Revoca dell'Iscrizione: In caso di inadempienze, comportamenti scorretti e/o violazioni dei requisiti.

·        Verifiche Periodiche: Effettuare controlli e audit per verificare la conformità e la performance dei fornitori.

·        Aggiornamento dei Criteri: Modificare i criteri di accesso e le modalità di valutazione in base a nuove esigenze normative o organizzative.

6. Contatti

Per ulteriori informazioni o chiarimenti, si prega di contattare:

Wydex S.r.l.

Email:

gestionefb@bolognafiere.it