Regolamento per la preselezione dei Fornitori di servizi “Food & Beverage”

presso il Quartiere Fieristico di Bologna

1. Introduzione

Il presente documento ha l’obiettivo di fornire un quadro completo e integrato relativo all’accesso e alla gestione dell’elenco Fornitori di Food & Beverage per manifestazioni fieristiche ed eventi in genere, organizzati presso il quartiere di Bologna.

·        Il regolamento operativo e amministrativo per l’iscrizione e il mantenimento dei fornitori.

·        Le best practice per la valutazione dei fornitori.

·        I principali Key Performance Indicators (KPI) per monitorare e valutare le performance dei fornitori.

2. Regolamento per l'Accesso all'Elenco Fornitori

2.1 Scopo e Ambito di Applicazione

Il regolamento disciplina le modalità di accesso, gestione, aggiornamento e controllo dell'Elenco Fornitori.
Obiettivi principali:

·        Garantire la qualità: Assicurare elevati standard qualitativi e di sicurezza nei servizi offerti nel rispetto delle normative vigenti.

·        Trasparenza e Conformità: Operare in linea con il principio generale di equità, le normative vigenti in tema di sicurezza e salute.

·        Sostenibilità e Innovazione: Incentivare l’adozione di pratiche sostenibili e l’utilizzo di tecnologie innovative.

·        Affidabilità Operativa: Verificare la capacità operativa, finanziaria e logistica dei fornitori per supportare manifestazioni ospitate nel quartiere fieristico, garantendo i migliori standard.

2.2 Requisiti di Iscrizione

I fornitori devono soddisfare una serie di requisiti divisi in più categorie, che coprono aspetti legali, economici, operativi, qualitativi e ambientali.

2.2.1 Requisiti Legali, Amministrativi e Normativi

·        Iscrizione alla Camera di Commercio: L’azienda deve essere regolarmente iscritta alla Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura.

·        Licenze e Autorizzazioni: È obbligatorio possedere tutte le licenze e autorizzazioni necessarie per l’attività di food & beverage, compresi i permessi sanitari e di regolarità fiscale e contributiva

·        Conformità alle Normative: Le aziende devono rispettare le normative igienico-sanitarie, di sicurezza alimentare e ambientali, nonché tutte le altre direttive di settore.

 

2.2.2 Requisiti Economici e Finanziari

·        Fatturato annuo medio:

o   < €500.000: Escluso

o   €500.000 – €1.000.000: Accesso con riserva

o   €1.000.000 – €5.000.000: Accesso

o   €5.000.000: Accesso prioritario

·        Percentuale di fatturato derivante da eventi fieristici:

o   0% – 25%: Accesso con riserva

o   25% – 50%: Accesso

o   50%: Accesso prioritario

o   Fornitori con fatturato sviluppato su Bologna Fiere o società del gruppo saranno valutabili esclusivamente se tale fatturato sarà al di sotto della percentuale di incidenza pari al 50%2.2.3 Capacità Operativa e Organizzativa

·        Capacità di Stoccaggio (Magazzino):

o   < 100 m²: Escluso

o   100 – 500 m²: Accesso con riserva

o   500 – 1000 m²: Accesso

o   1000 m²: Accesso prioritario

·        Numero di Dipendenti (Media ultimi 3 anni):

o   10 – 50: Accesso con riserva

o   50 – 100: Accesso

o   100: Accesso prioritario

2.2.4 Capacità Produttiva e Qualità del Prodotto

·        Capacità Produttiva Giornaliera:

o   < 100 kg: Escluso

o   100 – 500 kg: Accesso con riserva

o   500 – 1000 kg: Accesso

o   1000 kg: Accesso prioritario

·        Certificazioni di Qualità:

o   Obbligatorie: ISO 9001, HACCP o equivalenti.

o   Premi e riconoscimenti in ambito qualità sono fattori di preferenza.

2.2.5 Innovazione, Sostenibilità e Responsabilità Sociale

·        Pratiche Sostenibili: Implementazione di politiche per la riduzione dell’impatto ambientale (uso di materiali ecocompatibili, riduzione degli sprechi). Elemento di preferenza.

·        Certificazioni Ambientali: Possesso di certificazioni come ISO 14001, EMAS o equivalenti. Elemento di preferenza.

·        Innovazione Tecnologica: L’utilizzo di tecnologie innovative nei processi di produzione e logistica sarà valutato positivamente. Elemento di preferenza.

2.2.6 Capacità Logistica e Strutturale

·        Gestione Logistica per Eventi: Dimostrare la capacità di gestire la logistica per eventi di grandi dimensioni, garantendo puntualità ed efficienza. Elemento inderogabile, pena esclusione.

·        Stand Fieristici: Possesso di stand di proprietà o in gestione diretta, conformi agli standard richiesti. Elemento di preferenza.

·        Mezzi a motore o a traino: Rispondenza estetica generica e degli standard applicati da Bologna Fiere sarà considerato requisito preferenziale.

2.2.7 Tracciabilità e Sicurezza Alimentare

·        Sistema di Tracciabilità: Implementazione di sistemi che garantiscano la trasparenza lungo tutta la filiera produttiva. Elemento inderogabile, pena esclusione.

·        Certificazioni di Sicurezza Alimentare: Possesso di certificazioni quali ISO 22000, BRC, IFS o equivalenti. Elemento di preferenza.

·        Piano di Gestione delle Crisi: Redazione di un piano che consenta una rapida reazione in caso di emergenze. Elemento di preferenza.

·        Gestione raccolta e smaltimento rifiuti: capacità operativa e logistica nelle operazioni di gestione rifiuti prodotti dalla propria attività e dalla clientela: Elemento inderogabile, pena esclusione.

2.2.8 Esperienza e Referenze

·        Esperienza nella fornitura di Manifestazioni Fieristiche: Documentare l’esperienza pregressa tramite referenze e documentazione comprovante. Elemento di preferenza.

·        Esperienza specifica, know how servizi di ristorazione: documentare di aver lavorato almeno due anni nella ristorazione o di aver frequentato la scuola alberghiera o, ancora, di possedere un attestato di frequenza ad un corso SAB di almeno 120 ore.

·        Partecipazione ad Eventi (ultimi 3 anni):

o   Nessuna partecipazione: Accesso con riserva

o   < 5 eventi: Accesso con riserva

o   5 – 10 eventi: Accesso

o   10 eventi: Accesso prioritario

2.3 Procedura di Iscrizione

1.     L’unica modalità per iscriversi all’elenco di preselezione per i Fornitori di servizi “Food & Beverage” presso il Quartiere Fieristico di Bologna, è attraverso il form online. Non sono accettate altre forme, come a titolo esemplificativo e non esaustivo a mezzo posta elettronica, telefono o altri form generici pubblicati sul portale Bologna Fiere. Le domande compilate parzialmente e/o la mancanza di qualsivoglia documentazione obbligatoria, saranno motivo di esclusione dal processo di preselezione. Wydex, scaduti 7gg dalla presentazione della domanda non conforme, procederà all’eliminazione senza ulteriori avvisi. 

2.     Presentazione della Domanda:

o   Le domande potranno essere inoltrate due volte l’anno: nei mesi di giugno e dicembre, attraverso l’apposito form online.

o   Qualora il fornitore avesse l’esigenza di presentare documentazione integrativa potrà farlo attraverso l’indirizzo gestionefb@bolognafiere.it.

3.     Valutazione:

o   L’ufficio F&B preposto, esaminerà le domande assegnando i punteggi ed un ulteriore bonus, nel caso di elementi di interesse strategico, in conformità con le best practice del settore e le esigenze delle manifestazioni calendarizzate per l’anno in corso.

4.     Comunicazione dell’Esito:

o   Le aziende che avranno raggiunto i parametri per l’ammissione saranno informate dell’esito entro 30 giorni dalla presentazione della domanda.

o   Le aziende che non avranno raggiunto i parametri per l’ammissione, trascorsi 30 giorni dalla presentazione della domanda, dovranno ritenere la richiesta respinta. Wydex in nessun modo procederà ad ulteriori contatti.

o   In caso di "accesso con riserva", saranno fornite indicazioni per sanare le criticità rilevate.

o   In caso di esclusione, le aziende potranno ricandidarsi, sanate le criticità rilevate, passati sei mesi dall’ultima candidatura.

2.4 Documentazione Richiesta

Le aziende interessate devono presentare:

·        Modulo di iscrizione on line debitamente compilato, obbligatorio.

·        Certificato di iscrizione alla Camera di Commercio, obbligatorio.

·        Licenze e Autorizzazioni Sanitarie, obbligatorio.

·        Documentazione Finanziaria: Bilanci e documentazione comprovante il fatturato degli ultimi tre esercizi, obbligatorio.

·        Certificazioni di regolarità contributiva e fiscale: DURC, DURF, obbligatorio.

·        Certificazioni di Qualità e Sicurezza Alimentare: (ISO 9001, HACCP, ISO 22000, BRC, IFS, ecc.), obbligatorio.

·        Certificazioni Ambientali: (ISO 14001, EMAS, ecc.), se in possesso.

·        Documentazione Esperienziale: Referenze e attestati di partecipazione ad eventi fieristici, se in possesso.

·        Descrizione delle Pratiche Sostenibili e Tecnologiche: Dettagli su innovazioni e politiche per la riduzione dell’impatto ambientale, se in possesso.

·        Informazioni sulla Gestione Logistica e sull’Investimento in Stand Fieristici, se in possesso.

Foto del mezzo o della struttura espositiva, misure e occupazione comprensive di eventuali strutture accessorie, necessità tecniche, assorbimenti elettrici

2.5 Criteri di Valutazione

Le domande saranno valutate secondo i seguenti parametri:

·        Conformità Legale e Normativa: Verifica dei requisiti amministrativi e delle licenze.

·        Solidità Finanziaria: Analisi del fatturato annuo e della percentuale derivante da eventi fieristici.

·        Capacità Operativa e Produttiva: Valutazione della capacità di stoccaggio, numero di dipendenti e capacità produttiva giornaliera.

·        Qualità e Certificazioni: Esame delle certificazioni di qualità e sicurezza, oltre a eventuali premi riconosciuti.

·        Innovazione e Sostenibilità: Considerazione dell’adozione di tecnologie innovative e pratiche ecocompatibili.

·        Capacità Logistica e Strutturale: Verifica della capacità di gestione logistica e dell’investimento in strutture adeguate.

·        Tracciabilità e Gestione delle Crisi: Analisi dei sistemi di tracciabilità e dei piani di emergenza.

·        Esperienza e Referenze: Valutazione della partecipazione e delle referenze acquisite in eventi fieristici.

2.5.1 Criteri addizionali

·        Estetica e presentazione: Valutazione della misura estetica, dell’originalità della presentazione del servizio e dell’accuratezza del setup front e back.

·        Somministrazione diversificata per regimi alimentari: Valutazione della capacità di erogazione di prodotti rispondenti a diete specifiche con particolare riferimento a diete vegane, vegetariane, kosher, halal e regimi alimentari per celiaci.

·        Tipologia di somministrazione: Valutazione della tipologia specifica di prodotti alla somministrazione in riferimento agli aspetti di rappresentazione di cucina internazionale e locale.

·        Diversificazione: rispondenza allo sviluppo progettuale del piano F&B di manifestazione.

2.6 Obblighi dei Fornitori preselezionati

I fornitori ammessi all'Elenco sono tenuti a:

·        Aggiornamento Continuo: Mantenere aggiornate tutte le informazioni e la documentazione.

·        Conformità Normativa: Rispettare in modo continuativo le normative in materia di sicurezza alimentare, ambientale e appalti pubblici, fiscale (ivi inclusa emissione di scontrini, fatture, titoli fiscali)

·        Garantire la Qualità: Assicurare standard elevati nella qualità dei prodotti e dei servizi offerti.

·        Collaborazione Attiva: Cooperare con l'organizzazione per il buon esito delle manifestazioni, inclusa la partecipazione ad audit e verifiche periodiche.

·        Regolamento tecnico di manifestazione e di quartiere: tutti i fornitori sono tenuti al rispetto dei regolamenti ivi citati.

2.7 Diritti del Committente

Wydex si riserva il diritto di:

·        Revoca dell'Iscrizione: In caso di inadempienze, comportamenti scorretti e/o violazioni dei requisiti.

·        Verifiche Periodiche: Effettuare controlli e audit per verificare la conformità e la performance dei fornitori.

·        Aggiornamento dei Criteri: Modificare i criteri di accesso e le modalità di valutazione in base a nuove esigenze normative o organizzative.

3. Best Practice per la Valutazione dei Fornitori

Per garantire un processo di valutazione trasparente ed efficace, Wydex adotta le seguenti best practice:

1.     Criteri Trasparenti e Misurabili:

o   Definizione dei criteri di valutazione (economico, operativo, qualitativo, ambientale, ecc.) associando soglie quantitative e qualitative.

o   Assegnazione di un punteggio e una ponderazione in base all'importanza strategica di ciascun criterio.

o   Rilevanza percentuale sulla base di esigenze di progetto così definite:

 

§  50% assegnazioni per conformità di cui al punto 2.2;

§  30% assegnazioni ad accordi quadro e per conformità di cui al punto 2.2;

§  20% assegnazioni per conformità di cui al punto 2.2 e conformità specifica di cui al 2.5.1

2.   Valutazione Documentale e Verifica in Situ:

o   Analisi della documentazione presentata.

3.       Integrazione dell’analisi documentale con audit e visite in loco per verificare la reale capacità operativa e il rispetto degli standard.

4.       Costituzione di una Commissione Multidisciplinare:

o   Formare una commissione composta da esperti di settore e Project Manager ed Exhibition Manager.

5.     Definizione e Monitoraggio di KPI:

o   Stabilire indicatori di performance chiave (KPI) per monitorare aspetti critici come tempi di consegna, qualità del prodotto, efficienza logistica, tempestività ed efficienza nella produzione dei report di vendita, gestione delle crisi.

o   Raccogliere feedback periodici dai team interni e dai partecipanti agli eventi per valutare le performance.

6.     Processo di Valutazione e Revisione:

o   Effettuare revisioni periodiche dei criteri e dei risultati di valutazione per adeguarsi a eventuali cambiamenti normativi o di mercato.

o   Offrire la possibilità ai fornitori di presentare piani di miglioramento in caso di criticità rilevate.

4. Key Performance Indicators (KPI) per la Valutazione dei Fornitori

I seguenti KPI sono i principali indicatori scelti per monitorare e misurare le performance dei fornitori:

4.1 Solidità Economica e Finanziaria

·        Fatturato Annuo Medio: Valutato sulla base degli ultimi tre esercizi finanziari.

·        Percentuale di Fatturato da Eventi Fieristici: Misurazione della quota di fatturato derivante da manifestazioni.

4.2 Capacità Operativa e Produttiva

·        Capacità Produttiva Giornaliera: Quantità di prodotto realizzabile giornalmente (in kg) in relazione alle soglie definite.

·        Capacità di Stoccaggio: Superficie del magazzino (in m²) e capacità logistica.

·        Numero di Dipendenti: Media degli impiegati, indicativo della capacità organizzativa.

4.3 Investimenti e Strutture

·        Investimento nello Stand Fieristico: Misurato in termini di risorse finanziarie impiegate per l'allestimento e la gestione dello stand.

4.4 Qualità e Certificazioni

·        Certificazioni di Qualità e Sicurezza: Presenza e aggiornamento delle certificazioni (ISO 9001, HACCP, ISO 22000, BRC, IFS, ecc.).

·        Premi e Riconoscimenti: Numero e rilevanza dei premi ottenuti in ambito qualitativo.

4.5 Innovazione e Sostenibilità

·        Adozione di Pratiche Sostenibili: Implementazione e misurazione di politiche volte a ridurre l’impatto ambientale e alla somministrazione di alimenti diversificati per regimi ed esigenze alimentari quali prodotti per celiaci, diete vegetariane e vegani

·        Investimenti in Innovazione Tecnologica: Quantificazione degli investimenti in tecnologie innovative e aggiornamenti dei processi produttivi.

4.6 Tracciabilità e Gestione delle Crisi

·        Sistema di Tracciabilità: Efficacia del sistema implementato per garantire la trasparenza della filiera.

·        Piano di Gestione delle Crisi: Presenza, aggiornamento e simulazioni periodiche del piano d’emergenza.

4.7 Esperienza e Referenze

·        Partecipazione ad Eventi Fieristici: Numero di eventi a cui il fornitore ha partecipato negli ultimi tre anni.

·        Referenze Clienti: Valutazione qualitativa delle referenze fornite dai clienti, espressa in feedback e testimonianze.

Servizi pregressi: rilevazione storica di criticità di servizio e di episodi inerenti il mancato rispetto di prescrizioni operative, fiscali, normative ed estetiche nel corso di eventi già presidiati all’interno del quartiere fieristico 4.8 Efficienza Logistica e Puntualità

·        Tempi di Consegna: Misurazione della puntualità nelle consegne e nella gestione logistica.

·        Efficienza Operativa: Feedback e valutazioni relative alla gestione delle operazioni logistiche durante le manifestazioni.

5. Contatti

Per ulteriori informazioni o chiarimenti, si prega di contattare:

Wydex S.r.l.
Email gestionefb@bolognafiere.it